O cálculo pró-rata é um recurso que permite aplicar multas proporcionais em casos de cancelamento de contrato, evitando erros manuais e trazendo mais segurança para a gestão financeira da academia. Ele garante que os valores sejam cobrados de forma justa, de acordo com o tempo de utilização do contrato pelo aluno.


    Na Tecnofit, esse cálculo pode ser aplicado de duas formas: Pró-rata Total e Pró-rata Proporcional. Cada modelo atende a uma necessidade diferente do gestor, permitindo escolher se a cobrança será integral ou proporcional ao período utilizado.


Este artigo explica como funciona cada modalidade, como configurar no sistema e quais dúvidas podem surgir no dia a dia.


Essa funcionalidade é uma funcionalidade beta, ou seja, ainda não foi lançada para toda a base de clientes. Caso deseje utilizá-la, solicite a ativação: Como abrir um chat com o Time de Suporte?



ÍNDICE



O que é o cálculo pró-rata?


O termo pró-rata significa proporcional ao tempo. Na prática, ele define quanto o aluno deve pagar em casos de cancelamento do contrato antes do término do período acordado.


Na Tecnofit, existem duas formas de cálculo:

  • Pró-rata Total
  • Pró-rata Proporcional


⚠️ Como este recurso é uma funcionalidade beta, pode apresentar instabilidades. Caso perceba qualquer divergência, entre em contato com o suporte para que possamos corrigir.



Como funciona cada tipo de pró-rata


Pró-rata Total: Nesse modelo, o sistema considera que, se o aluno não respeitar os dias mínimos de antecedência para o cancelamento, será necessário pagar mais uma mensalidade além da multa contratual.


Exemplo prático:

Vencimento: todo dia 01
Cancelamento solicitado: 10/07
Antecedência mínima configurada: 30 dias

O sistema entende que a data mínima de cancelamento seria 09/08. Como o aluno não respeitou os 30 dias, além da multa, será cobrado também o mês seguinte (01/08 a 01/09).


Fórmula: valor total do contrato ÷ dias do contrato x dias não utilizados x multa contratual + mensalidade

Pró-rata Proporcional: Aqui, o aluno paga somente os dias excedentes entre o próximo vencimento e a data mínima de cancelamento, sem a necessidade de quitar um mês inteiro.


Exemplo prático:

Vencimento: todo dia 01
Cancelamento solicitado: 10/07
Antecedência mínima configurada: 30 dias

O sistema entende a data mínima de cancelamento como 09/08. Assim, o aluno pagará apenas a multa proporcional aos 8 dias entre 01/08 e 09/08.


Fórmula: valor total do contrato ÷ dias do contrato x dias proporcionais x percentual da multa



Como configurar o cálculo pró-rata


1. Acesse Gerencial > Itens de Venda > Contrato:



2. Em "Tipo de cálculo pró-rata", selecione o tipo de cálculo pró-rata (total ou proporcional):




3. Caso queira aplicar um período de carência, marque a opção correspondentes e configure os campos:

  • Período da carência: período do contrato em que a multa será aplicada (meses)
  • Multa (Percentual): defina o percentual que será usado no cálculo.



Se a carência não for definida, o sistema aplicará apenas a cobrança proporcional aos dias excedentes.



Aplicação no contrato


1. Acesse Recepção > Clientes > Cliente:



2. Acesse a aba Contratos > Dados do contrato:



3. Em Ações, clique em "Cancelar/Transferir":



4. Em "Ação", selecione a opção "Cancelar", e o sistema fará o cálculo de acordo com o configurado no contrato (pró-rata total ou proporcional):



5. Siga com o preenchimento do motivo do cancelamento, e salve:




FAQ - Perguntas frequentes


  • Como funciona em meses com menos dias, como fevereiro?

Se o cancelamento ocorrer em 09/02 e a regra for 30 dias de antecedência, o sistema contará até 10/03. É importante revisar para que não seja gerada outra parcela indevida.


  • A multa é gerada junto à parcela ou como serviço separado?

Depende da configuração:

- Se houver uma parcela em aberto, a multa será incluída na próxima cobrança.

- Se não houver parcela futura, a multa será gerada como serviço.


  • O contrato volta a se renovar se o aluno desistir do cancelamento?

Não. Uma vez cancelado o contrato, caso haja a reativação, a renovação automática não estará mais vigente.


  • O que acontece se faltar apenas a última parcela do contrato?

Se não houver o cancelamento com 30 dias de antecedência, o contrato é estendido por mais um mês. Nesse caso, não será cobrada multa de dias não utilizados, apenas a diferença proporcional.



Glossário

Pró-rata: cálculo proporcional ao tempo.
Multa contratual: valor cobrado em caso de descumprimento das regras de cancelamento.
Carência: período mínimo para aplicação da multa em contratos.



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